Les congés d’été approchent, et il est bientôt l’heure de vous changer les idées. Mais avant cela, avez-vous pensé à prévenir vos clients de votre fermeture estivale ? C’est possible, avec la solution Téléphonie ADNOV.
Un des moyens les plus importants et efficaces pour communiquer votre absence est votre répondeur téléphonique.
Justement, saviez-vous qu’il est possible de personnaliser vos messages audios avec la solution de Téléphonie ADNOV ? Suivez le guide.
Téléphonie : Pourquoi personnaliser vos messages audios pendant vos absences ?
En cas de fermeture exceptionnelle, vos clients méritent d’être informés. Laissez votre répondeur prendre le relais pour les informer des raisons de votre absence et des dates précises de votre retour. Quelle que soit l’occasion (congés, fêtes…) votre répondeur permet ainsi de :
1. Garder le lien avec vos clients
Un message audio personnalisé renforce l’image professionnelle de votre entreprise. Il montre votre attachement à fournir une impression positive même quand vous n’êtes pas là, renforçant ainsi la confiance de vos clients.
2. Clarifier et rassurer
Un message bien conçu permet de transmettre des informations essentielles de manière claire et précise. Que ce soit pour informer sur les périodes de fermeture ou les procédures à suivre, un message audio personnalisé permet de transmettre les informations nécessaires avec clarté.
3. Gestion efficace du temps :
Pendant les périodes de congés, les messages audios personnalisés sont particulièrement utiles. Ils répondent aux questions fréquentes et dirigent vos clients vers les bonnes ressources sans intervention humaine, vous permettant ainsi de traiter les dossiers et d’anticiper les demandes à votre retour. Invitez les appelants à laisser leurs coordonnées pour un suivi efficace dès votre reprise.
Les différents types de messages téléphonique :
Lors de la configuration de vos messages vocaux, il est essentiel de prendre en compte certains éléments pour assurer une communication claire et professionnelle.
Voici quelques conseils pour un bon message d’absence :
- Indiquer la période d’indisponibilité : mentionnez clairement les dates durant lesquelles vous ne serez pas disponible(s).
- Préciser la raison de l’absence : indiquez la raison de votre absence, comme des congés.
- Fournir un contact en cas d’urgence : si nécessaire, indiquez le nom et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.
- Apporter une touche personnelle : intégrez votre propre style pour rendre le message plus personnel et chaleureux.
Pour vous inspirer, voici quelques exemples de messages pour votre répondeur :
« Bonjour, vous êtes bien à l’étude de Maître Dupont. Nous vous informons que notre office sera fermé pour les congés d’été du 10 août au 20 août. Nous vous invitons à nous laisser un message avec vos coordonnées et la nature de votre demande, et nous vous recontacterons dès notre retour. Merci de votre compréhension et à bientôt. »
« Etude de Maître Dupont, bonjour. Notre L’office sera fermé pour les congés d’été du 10 août au 20 août. Pour toute urgence, veuillez envoyer un email à urgence@contact.fr. Sinon, veuillez laisser vos coordonnées et un message, et nous vous rappellerons dès notre retour. Merci et bonnes vacances. »
A votre retour de vacances, pensez à contacter notre Assistance Technique pour que nos équipes se chargent de configurer votre messagerie en remettant votre message habituel.
Vous souhaitez mettre en place un message audio ?
Vous êtes client(s) de la solution de Téléphonie ADNOV et vous possédez déjà des messages audios, vous pouvez les faire parvenir à notre Assistance Technique (assistance.technique@adnov.fr). Si vous n’en possédez pas encore, deux options s’offrent à vous :
- Message personnalisé : commandez des messages de qualité studio auprès de notre service client pour 65 €HT.
- Enregistrement par vos soins : enregistrez votre message vous-même et faites-les parvenir à notre Assistance Technique qui le configurera dans votre solution dans un délai de 48 heures ouvrées. Consultez notre FAQ ADNOV Direct pour bénéficier d’un tutoriel et d’informations complémentaires. L’accompagnement de notre assistance technique est inclus dans votre abonnement.
Opter pour des messages audios personnalisés de qualité studio est un choix judicieux, qui améliore non seulement votre image professionnelle mais aussi l’expérience de vos clients.
La clarté, la précision et le professionnalisme des messages audios peuvent faire une grande différence dans la façon dont vos clients perçoivent et interagissent avec votre entreprise.
Vous pouvez ainsi offrir une expérience téléphonique optimale à vos clients avec des messages parfaitement maîtrisés.
Vous souhaitez commander des messages ?